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Rester calme, et persévérer : Planification de la continuité des opérations dans les parlements
Tommy Lynch

Depuis plusieurs années, un groupe d’assemblées législatives travaillent de concert pour créer des lignes directrices qui aideront les organisations de leur nature à planifier la continuité des opérations essentielles en cas d’événements imprévus ou de crises. Dans cet article, l’auteur fait le point sur ces travaux et explique comment les parties intéressées peuvent se procurer le guide qui sera disponible à partir de janvier 2019.

En mai 2014, le greffier du Parlement écossais, Sir Paul Grice, a rencontré ses homologues à Ottawa, où le sujet de la continuité des opérations a été abordé. Au cours de la discussion, il est devenu évident qu’il serait mutuellement avantageux que la Chambre des communes et le Parlement écossais commencent à échanger de l’information sur les plans stratégiques, les ressources et les approches en matière de continuité des opérations.

Au cours des mois qui ont suivi, les conférences téléphoniques, la correspondance régulière par courriel et l’échange bilatéral d’information entre Ottawa et Édimbourg ont rapidement gagné en ampleur, et de nouveaux participants s’y sont joints : des représentants du Sénat canadien, des Chambres du Parlement britannique à Londres, des assemblées législatives provinciales situées à Toronto et Victoria et, plus récemment, de la Chambre des représentants de Wellington en Nouvelle-Zélande.

Au fur et à mesure que nous partagions l’information, nous constations des chevauchement sur certains sujets. De plus, certaines assemblées législatives possédaient des forces particulières qui pouvaient être utiles et instructives à d’autres participants. Les représentants de la plupart de ces organisations ont convenu de se réunir à Toronto en juin 2015 pour poursuivre leurs discussions; nous avons aussi à ce moment choisi le nom de notre groupe – le Réseau des Assemblées législatives sur la continuité des opérations ou LABCoN.

Notre première série de réunions s’est concentrée sur la comparaison directe de nos approches en matière de continuité des opérations. Nous avons échangé des anecdotes, noté nos réussites et fait part des leçons tirées de nos expériences, lorsqu’elles ont laissé à désirer. Le groupe a créé un questionnaire basé sur la norme internationale pour la continuité des opérations, ISO 22301.

Les réunions à Toronto ont été très positives et les membres du groupe, outre leur expertise et leur enthousiasme communs pour la continuité des opérations, se sont aussi bien entendus personnellement. L’étendue de ce que nous avons appris au cours de ces deux jours nous a fait comprendre la valeur de cet échange d’information pour le groupe, et nous avons songé qu’il y a sans aucun doute d’autres assemblées législatives qui pourraient bénéficier de nos connaissances et de notre expérience, si elles pouvaient être consignées et communiquées.

Au cours des mois qui ont suivi, nous avons convenu que la création d’un guide de continuité des opérations destiné spécifiquement aux assemblées législatives constituait la voie à suivre. Le guide serait fondé sur des processus solides de planification de la continuité des opérations. Nous croyions qu’il serait vraiment utile d’explorer les aspects propres aux assemblées législatives qui ont bien fonctionné et les cas où les choses ne se sont pas vraiment déroulées comme prévu.

Martin Fenlon, un ancien membre des Chambres du Parlement britannique qui est maintenant consultant, a créé notre guide technique. Son ébauche a été revue par le groupe lors d’une réunion de trois jours à Édimbourg, en août 2016, pendant laquelle nous avons également discuté des autres domaines qui pourraient et devraient être inclus dans notre guide. La formation sur la communication et la gestion des incidents s’est également déroulée au cours de cette rencontre, où nous avons exploré comment veiller au bien être des députés, du personnel et des visiteurs d’un Parlement en cas d’événement perturbateur.

La réunion d’Édimbourg a permis non seulement d’élaborer l’élément technique du guide, mais aussi de décider que chacun d’entre nous devait se concentrer sur la collecte d’« études de cas » qui mettraient en lumière les ressources, les idées, les défis et les avantages que la réflexion et la planification en matière de continuité des opérations peuvent apporter à une assemblée législative.

En août 2017, lors d’une réunion à Victoria, en Colombie-Britannique, le groupe a examiné le matériel ainsi recueilli et a eu l’occasion de se familiariser avec les méthodes et les ressources que l’Assemblée législative de la Colombie Britannique utilise dans sa planification en cas de séisme. De plus, nous avons discuté des répercussions du tremblement de terre de Nisqually en 2001 avec des collègues de l’Assemblée législative de l’État de Washington à Olympia; ces employés ont dû effectuer d’importants travaux de réparation à leur Capitole et délaisser leurs Chambres pendant cette période.

La plus récente conférence de LABCoN, qui s’est tenue à Ottawa en juillet 2018, était axée sur la finalisation du contenu de ce guide. En plus du chapitre technique de la Colombie-Britannique, il comprend également des chapitres sur :

• La gouvernance et les ressources
• L’approche de planification
• L’évaluation des plans de continuité des opérations

Le texte du guide étant maintenant terminé, nous sommes en train de peaufiner le volume pour lui donner un peu de style, de le traduire en français et de créer un site Internet central réunissant le travail que nous avons accompli. Le site Internet contiendra également des informations permettant aux personnes intéressées par LABCoN de contacter les auteurs et de leur poser des questions sur le contenu. Nous avons l’intention de « publier » ce guide au début de 2019 et les membres de LABCoN utiliseront les contacts établis par leurs propres organisations pour faire savoir que le guide est disponible.

Tous les participants de LABCoN ont tiré profit de nos discussions, du partage d’information et de l’occasion de travailler avec des collègues de différents domaines très spécialisés au sein des assemblées législatives. Michelle Hegarty, directrice générale adjointe du Parlement écossais, a dit à ce sujet : « J’espère que l’information contenue dans notre guide pourra aider d’autres assemblées législatives à planifier la prestation de leurs services et à rendre leurs activités plus rigoureuses, non seulement dans leur intérêt, mais aussi pour en faire la démonstration aux politiciens et au public. Je pense que tous ceux d’entre nous qui ont participé à ce travail ont beaucoup appris et nous avons hâte de mettre tout cela à la portée des autres. »

Prochaines étapes

Les membres de LABCoN aimeraient que d’autres assemblées législatives leur fassent part de leur intérêt pour ce guide et de leurs commentaires sur d’éventuelles améliorations à y apporter. LABCoN tient à améliorer continuellement la quantité et la qualité des connaissances et de l’information disponibles sur les aspects de la continuité des opérations, de la résilience et des autres sujets connexes qui sont spécifiques aux assemblées législatives. Si l’intérêt manifesté et la rétroaction reçue le justifient, LABCoN pourrait, en 2019, organiser une conférence sur l’éducation pour les assemblées législatives intéressées.

Coordonnées des personnes-ressources.

Depuis sa création, LABCON est soutenu par les assemblées législatives suivantes :

• La Chambre des communes du Canada – labcon@parl.gc.ca
• Le Sénat du Canada – labcon@sen.parl.gc.ca
• L’Assemblée législative de la Colombie-Britannique – labcon@leg.bc.ca
• La Chambre des représentants de la Nouvelle-Zélande – labcon@parliament.govt.nz
• L’Assemblée législative de l’Ontario – labcon@ola.org
• Le Parlement écossais – labcon@parliament.scot

Visitez notre site Internet au www.labcon.network.