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Repenser le rôle des bibliothèques législatives
Gaston Bernier

Les bibliothèques parlementaires ont habituellement une approche toute pragmatique des besoins documentaires des élus et de leurs personnelles. Les collections composées au cours des deux cents dernières années faisaient une large place aux classiques de la littérature et des sciences à côté des publications des États et des assemblées elles-mêmes et des journaux nationaux, régionaux ou locaux. De fait, dans bien des cas, les bibliothèques législatives, apparues avant les bibliothèques dites nationales et souvent avant les bibliothèques publiques, ont acquis et conservé des documents relevant de toutes les disciplines possibles et de tous les champs d’intérêt. Jusqu’à maintenant, la réflexion sur les besoins documentaires des élus nationaux ou locaux est fort restreinte, si on se fie à la plus que légère production éditoriale sur le sujet au cours du dernier demi-siècle. Cet article propose de repenser le rôle des bibliothèques afin de répondre aux besoins des législateurs. 

Les besoins documentaires des élus, seraient fonction des tâches qui leur sont dévolues : législation, contrôle de l’action gouvernementale, truchement entre les citoyens et l’État, animation d’ensemble de la société. La documentation nécessaire et souhaitée sera différente selon les députés, selon le type d’activités qu’ils privilégient et selon leurs domaines d’intervention (économie, culture, questions sociales, instruction publique, …). Dans tous les cas, on tiendra pour acquis que la bibliothèque ou le centre de documentation possédera et conservera le plus de données possibles, contemporaines et à jour, sur la réalité nationale : les publications de l’État, des ministères et des organismes gouvernementaux, les journaux nationaux et locaux, les monographies sur le pays et ses régions, etc. Une telle collection sera utile à tous les députés quels que soient leurs secteurs d’élection. Au-delà, le spécialiste de la législation devrait disposer de collections idoines, le contrôleur également et ainsi de suite.  Il serait intéressant de voir si ces hypothèses peuvent être vérifiées et si les assemblées peuvent en tirer des lignes directrices pour l’avenir immédiat et à plus long terme. Dans un même ordre d’idée, on pourrait tenter de voir si les besoins d’information des parlementaires sont différents selon qu’on considère un parlement dans son ensemble, les commissions, les groupes ou les partis politiques et, enfin, les parlementaires pris individuellement. 

On a pu observer, au cours des années récentes, un rapprochement significatif entre les services d’études (ou de recherche), services indépendants ou non de la bibliothèque, et les commissions parlementaires. Jusque-là, les prestations réalisées à la demande de ces dernières représentaient la partie congrue de l’ensemble des heures travaillées. L’appui des agents des services d’études semble fort apprécié des parlementaires et des équipes de direction des commissions. En la matière, la collaboration ne va pas encore jusqu’à intégrer des spécialistes de l’information documentaire stricto sensu. Y a-t-il lieu d’envisager une telle possibilité ou les agents des services d’études peuvent-ils continuer à faire le truchement? 

Dans la tentative de cerner les besoins documentaires du milieu parlementaire, on peut utiliser d’autres prismes et mettre l’emphase sur les types d’information souhaités ou utiles. Les typologies présentées en contexte nord-américain pourraient contribuer à fixer un partage entre l’apport des bibliothèques et celui d’autres instances, car il faut bien constater que celles-là doivent compter avec la présence de multiples sources d’information et que les hommes et femmes politiques n’hésitent pas à en utiliser toute la palette. Aussi, les distinctions entre l’information (des données brutes à leur interprétation) et la connaissance ou encore entre l’information technique et l’information dite politique pourraient contribuer à camper les fonctions documentaires et à en marquer les limites ou les frontières. 

La qualité des services et leur ampleur de même que le partage des tâches entre des services limitrophes (services d’études, secrétariat des commissions parlementaires, conseillers en procédure) font maintes fois l’objet d’échanges et d’observations. Habituellement, on souhaite que l’information acheminée aux élus provienne, en ce qui a trait au fond, de sources diverses, qu’elle soit complète et approfondie, exhaustive et nuancée, sûre ou fiable, rigoureuse, précise et objective. De plus, devrait-elle encore, cette fois en regard de la forme, être claire, condensée, synthétique, concise et rapide. Une telle énumération illustre sans doute le fait que les services d’information ad intra ont avant tout une obligation de moyens à l’égard de leurs abonnés ou de leurs correspondants. Reste à voir si les conditions énumérées changeront avec les ans ou si on en ajoutera de nouvelles. 

Organisation de la fonction documentaire 

L’organisation des services documentaires au sein d’une assemblée suppose des crédits, un emplacement hiérarchique et physique, une structure interne.  

Les bibliothèques parlementaires, comme tous les services mis à la disposition des élus, doivent compter sur des crédits suffisants. La condition, cependant, n’éclaire pas beaucoup : dans un contexte où prévaut une obligation de moyens, on pourrait fixer ou solliciter des sommes très élevées, on pourrait négliger l’appui sur les centres du voisinage en excipant des aléas de la collaboration ou des communications, on pourrait composer une collection encyclopédique dans un esprit d’autarcie. Le contexte technologique actuel, les facilités de communication ou la diversification des supports documentaires, doit être pris en compte. Si on y parvient, la bibliothèque parlementaire devrait en arriver à se concentrer sur un certain nombre de tâches essentielles et en abandonner d’autres qu’elle a  assumées par le passé (conservation des publications du territoire, coordination des bibliothèques publiques…). L’importance du financement qu’on devrait lui accorder dépendra pour une large part du partage des responsabilités à l’intérieur du réseau environnant et des tâches qu’on lui confiera. Les niveaux de crédits observés dans un certain nombre d’entre elles pourraient constituer une norme à suivre ou à mettre de l’avant. Les crédits alloués à l’avenir à la fonction documentaire ne retrouveront pas l’importance relative qu’ils ont eue par le passé. L’information documentaire, de plus en plus protéiforme, n’est plus le monopole de la bibliothèque et, dans bien des situations, on peut la court-circuiter ou l’ignorer. L’important demeure que les élus aient accès aux données dont ils ont besoin et que la bibliothèque, pour sa part, ait les ressources nécessaires qui lui permettront de répondre aux demandes qui lui sont acheminées. 

À côté des crédits nécessaires ou souhaitables, un autre débat, mieux : un autre sujet de discussion, concerne la situation hiérarchique des services documentaires. Il arrive souvent, dans les secrétariats administratifs des assemblées, que des services jugés d’importance stratégique soient placés dans le voisinage immédiat du secrétaire général ou sous sa tutelle. On en a même vu relever, temporairement sans doute, des présidents eux-mêmes. Habituellement, les fonctions nouvelles ou potentiellement à l’origine de retombées significatives seront regroupées près du sommet de la hiérarchie. La structuration de plus en plus marquée du secteur administratif des assemblées parlementaires réduit cependant le nombre d’exceptions. De nos jours, les services de bibliothèque en milieu parlementaire sont devenus des fonctions traditionnelles, leur impact est bien connu et le monopole ou quasi-monopole qu’ils ont pu exercer en matière d’information est un phénomène du passé. Aussi, est-il normal que le centre de documentation ou la bibliothèque soit traitée comme le sont les autres services administratifs des assemblées.  

Considérée comme n’importe quel service de l’assemblée, la bibliothèque pourra prendre place au sein d’une direction ou d’une direction générale ayant une certaine homogénéïté ou une certaine unité, des préoccupations voisines et, donc, des échanges ou liens fréquents. Il serait tout à fait logique, à première vue tout au moins, que la bibliothèque se trouve dans le voisinage hiérarchique des archives, des services d’études ou de recherche, des commissions et même, on pourrait aligner des exemples concrets, des services d’information du public ou même des services de distribution de documents parlementaires. Cependant, comme les organigrammes horizontaux semblent bien adaptés à l’administration des organismes politiques, les regroupements seraient plutôt secondaires, à l’égal des lignes d’autorité. De fait, on a observé que le milieu politique influence le fonctionnement administratif : les ordres et les commandements ont moins d’importance que les négociations et les consensus. C’est dire, en somme, que les organigrammes administratifs et les regroupements bien justifiés n’auraient pas d’effets déterminants sur le fonctionnement des services et leur rendement. Mais le thème mériterait sans doute quelque attention et quelques recherches. 

Dans le même ordre d’idées, on peut constater que diverses formules sont adoptées de par le monde. William Robinson en a identifié au moins quatre : services intégrés, services articulés, services indépendants et services dispersés¹. Dans certains parlements, les services documentaires sont indépendants les uns des autres; dans d’autres, on se sert de la bibliothèque comme entité de regroupement; ailleurs, le service de recherche ou d’études est antérieur et est responsable de la bibliothèque. La première formule prévaut à l’Assemblée nationale française; la deuxième, dans les parlements de type britannique; la troisième, à Washington et à Tokyo. Sans qu’il ne soit besoin d’assimiler l’une ou l’autre des formules à une martingale administrative, on pourrait se pencher sur le bien-fondé ou sur la philosophie, s’il en est une, des trois approches et identifier celle qui pourrait convenir à la nouvelle réalité et aux années qui viennent. 

La structure administrative interne de la bibliothèque ou du centre de documentation parlementaire n’est pas à l’origine des mêmes débats ou des mêmes discussions. À ce niveau, on a comme l’impression que le prosaïsme, le pragmatisme et même le mimétisme prévalent. Toute bibliothèque traditionnelle aura son service des entrées ou des acquisitions, son service de catalogage et de classement ou encore de traitement, son service aux lecteurs ou son service de référence. Des services périphériques leur sont parfois associés (études, information des citoyens, archives, etc.). Il y a tout lieu de croire que l’organisation interne de demain ne s’éloignera que peu des pratiques actuelles en dépit des améliorations techniques des communications et de l’information encore que certains ajustements soient souhaitables. 

De l’organisation intérieure des bibliothèques à leur situation dans l’organigramme des secrétariats administratifs, on peut glisser à leur emplacement physique et même à leur superficie. Apparues très tôt, elles ont habituellement hérité de locaux situés à proximité des Chambres et des élus. À l’époque, les secrétariats étaient réduits et les services également. Les communications, pour utiliser un euphémisme, n’étaient pas ce qu’elles sont maintenant. Aussi, tenait-on pour normal et même logique que la documentation et ses spécialistes soient  au cœur ou au centre de l’institution parlementaire. Mais fera-t-on des choix similaires à l’avenir? Les techniques informatiques de stockage, de repérage et de communication pourraient annuler le besoin de déplacement des lecteurs, c’est-à-dire des parlementaires, de leurs collaborateurs immédiats ou des fonctionnaires,  et le lieu physique de la bibliothèque parlementaire pourrait perdre son importance stratégique. Déjà, dans certains domaines, experts et étudiants sont mieux servi en utilisant leur micro-ordinateur qu’en se rendant physiquement à la bibliothèque. Ce qui ne veut pas dire que la médiation des documentalistes devient superflue. Par ailleurs, la miniaturisation et la numérisation des documents rend la recherche d’espace moins prégnante pour les bibliothèques parlementaires, dont la mission de conservation ne concerne qu’une partie des collections.  

Personnel 

Le monde de la documentation s’améliore sans cesse, il continue de s’appuyer sur des techniques de plus en plus puissantes et, parallèlement, le partage et la spécialisation des ressources s’imposent. De plus, l’accessibilité électronique généralisée de certains corpus et de certaines données pourrait faire en sorte que des lecteurs repèrent et consultent les documents sans le truchement de la bibliothèque. Dans un tel contexte, on peut se demander si le nombre d’employés de cette dernière augmentera, stagnera ou diminuera en chiffres absolus autant qu’en comparaison avec les autres services parlementaires. Certains secteurs traditionnels des bibliothèques connaissent des mutations importantes : le catalogage, fait de manière autarcique par le passé, est devenu une entreprise partagée, la reliure perd de son importance avec la multiplication des microfilms, des microfiches et des cédéroms, la consultation de publications électroniques plutôt qu’imprimées devrait faire diminuer l’importance de la remise en rayon. Plus important encore sera l’efficacité supplémentaire des référenciers grâce à la recherche informatisée. Face à tous ces changements et à d’autres, on pourrait s’attendre, tout au moins, à ce que des choix se présentent : maintenir le niveau des services et diminuer l’effectif ou les améliorer en conservant les postes obtenus antérieurement ou, encore, confier de nouvelles responsabilités ou de nouvelles fonctions à la bibliothèque. 

L’évolution en cours des techniques de communication et d’information, en plus d’influencer le nombre d’employés des bibliothèques, mieux : leur proportion au sein de la fonction publique parlementaire, devrait également signifier des changements au titre de la formation et des exigences des nouveaux recrutés et des programmes de perfectionnement ou de formation des personnes en place. La nature profonde du travail documentaire reste le même avec les époques et il serait aisé d’illustrer le continuum qui marque son évolution. Cependant l’augmentation des données tout autant que les techniques et les moyens actuellement à la disposition des bibliothécaires et documentalistes sont à la fois nouveaux et sans commune mesure avec ce que les sociétés connaissaient il y a un demi-siècle. Aussi peut-on tenir pour acquis que les spécialistes de la documentation qui seront recrutés à partir de maintenant seront bien au fait des appareils et des mécanismes informatiques contemporains, qu’ils seront en mesure de les utiliser efficacement mais également d’en enseigner l’utilisation tant aux hommes et femmes politiques qu’à leurs attachés. On peut souhaiter aussi que les documentalistes en place auront une formation et des champs d’intérêts divers, étant donné l’universalité des préoccupations des parlementaires (et des gouvernements) et qu’ils sauront les préserver du déluge documentaire. La mondialisation devrait aussi amener les autorités à définir certaines exigences en matière de langue : on peut supposer qu’une équipe de référenciers pourrait inclure des personnes ayant une connaissance passive ou fonctionnelle des langues étrangères les plus significatives pour une entité politique donnée. De plus, il est des préoccupations qu’ils devraient intégrer, comme celle de jouer le rôle de filtre et de n’expédier aux lecteurs parlementaires que la substantifique moelle, car la surabondance ou le déluge en matière de documentation est à peine moins regrettable que le désert intégral. Enfin, on peut espérer que les employés de demain prendront en compte instantanément les changements de responsabilités et des centres d’intérêts des parlementaires pris individuellement. 

Technologie 

Tous les secteurs de la documentation parlementaire sont affectés, améliorés ou renforcés par les nouveaux moyens informatiques disponibles. Au titre des communications, il n’est aucune mesure entre l’instantanéité ou quasi-instantanéité actuelle et la lenteur relative observée précédemment. Qu’on pense au temps qu’il fallait au XIX^e siècle en Amérique pour obtenir un volume publié en Europe ou pour recevoir son courrier ou la presse. Qu’on pense à la difficulté de reproduction d’un document : il fallait le copier ou faire appel à des copistes. Qu’on pense à l’isolement des bibliothèques d’alors et à l’existence de moyens de repérage tout à fait rudimentaires, manuels pourrait-on dire. Et puis il fallait compter avec le monopole d’un support, l’imprimé. Sans qu’il soit nécessaire ici de dresser un inventaire des changements, on peut en souligner la multiplicité : l’existence des cédéroms, des microfilms et des microfiches à côté des livres et des périodiques, l’existence de liens électroniques avec les bibliothèques du voisinage ou de l’étranger, la présence de moyens de reproduction (photocopie ou numérisation), de canaux de transmissions extrêmement rapides et d’outils de repérage puissants et souvent universels. 

En matière de technologie de communication et d’information, les bibliothèques parlementaires devraient pouvoir suivre de près l’évolution générale des milieux documentaires nationaux. Elles ne sont pas toutefois des laboratoires en la matière. Cependant, elles devraient être en mesure d’intégrer rapidement les techniques adoptées dans chacun des pays et, à la limite, elles devraient pouvoir adopter celles qui sont recommandées par les organismes internationaux spécialisés de sorte que la collaboration et la coopération entre elles soient aisées et naturelles. 

La présence des techniques constitue sinon une occasion unique pour les bibliothèques parlementaires, du moins des instruments incomparables à plusieurs titres. Actuellement, les chercheurs et les documentalistes, les parlementaires et les citoyens ont accès en direct à des données nord-américaines et occidentales. Mais les données locales et nationales pour une grande majorité de pays et de parlements sont inrepérables, en tout cas difficilement repérables, car les tables alphabétiques sont absentes comme, parfois, les collections intégrales des journaux ou les grandes séries des publications gouvernementales ou parlementaires. Il y a là un chantier à occuper localement. Par ailleurs, la présence de supports électroniques, dont les cédéroms, et surtout l’existence de bibliothèques numériques et la possibilité de consulter à distance des collections propres à une entité politique tierce ou encore de les obtenir en un tournemain grâce à des systèmes de transmission de documents (logiciel Ariel en particulier²) dégageront les bibliothèques étrangères de leur conservation sur leurs propres rayons ou dans leurs banques de données³. De la sorte, dans la grande majorité des cas, chacun pourra se délester ou se défausser du traitement bibliographique et du classement de telle ou telle collection et se concentrer sur la documentation locale. L’apport des techniques informatiques, à un autre titre, facilitera l’appui et les services aux parlementaires : il devient plus facile de gérer les profils ou centres d’intérêts des parlementaires et de leur acheminer la documentation ad hoc au moment opportun, en tout cas rapidement. 

Malheureusement, il reste de nombreuses balises à fixer avant que l’horizon documentaire électronique se stabilise et se rationalise. Pour l’heure, s’agissant de conservation, les bibliothécaires ne savent ni sur quel pied danser ni sur qui repose la responsabilité de conserver électroniquement parlant, la documentation de leur propre État et, a fortiori, celle des pays étrangers. Bref, on continue de travailler en double ou en triple. Comme on ignore si le document intéressant mis à disposition sur un site ou un présentoir électronique y apparaîtra encore longtemps et comme on n’est pas sûr que quelqu’un a charge d’en assurer la conservation à long terme ou de manière pérenne, on en tire une copie papier, on la fait relier, on la catalogue et on la met physiquement à disposition de ses abonnés. C’est dire que l’incertitude et le flou des pratiques perpétuent des modèles surannés. Un effort de rationalisation s’impose, qui ne relève pas nécessairement des bibliothèques parlementaires.  Mais au moins devraient-elles attacher le grelot et sensibiliser les autorités compétentes. 

Conclusion 

Les bibliothèques législatives possèdent des collections incomparables de leur propre parlement, elles conservent des trésors historiques et se font un devoir de faire la cueillette de documents à connotation politique. Elles s’efforcent de préparer des tables alphabétiques ou des répertoires destinés à faciliter le repérage à l’intérieur d’immenses corpus. Peut-être serait-il temps qu’elles assument une responsabilité officielle au sein du réseau des bibliothèques des différents pays, qu’elles deviennent, comme le suggère un ancien bibliothécaire parlementaire australien, une sorte de bibliothèque nationale de la vie politique d’un territoire donné⁴. 

Les changements, entr’aperçus plus haut, lesquels marqueront les bibliothèques parlementaires au cours des années à venir se feront sans que la réalité profonde ou les grands paramètres ne soient modifiés. Mais les bibliothèques pourraient davantage s’intégrer à leur environnement documentaire, participer au partage des ressources documentaires nationales et, à ce titre, négliger la conservation de documents rarement consultés déjà consultables à distance.  

Chose sûre, les bibliothèques ou centres de documentation des assemblées et parlements devront être conçus avant tout pour les élus et leurs attachés. Elles doivent se définir comme un service destiné aux législateurs et aux parlementaires de toutes les nuances. Elles doivent, pourrait-on dire, exister en fonction des activités des organismes collectifs des parlements mais aussi des parlementaires considérés individuellement. 

Notes 

1. Jean-François Le Men, L’information du Parlement français; « Notes et études documentaires », 4758; Paris : la Documentation française, 1984, 140 p. 

2. Une bibliothèque qui peut compter sur ce qu’on appelle une « station Ariel » et de l’équipement informatique courant peut numériser ou faire un balayage optique de documents, en transmettre les images par Internet à d’autres stations Ariel, où on pourra en tirer une copie papier. Le destinataire peut réceptionner les documents grâce à sa boîte à lettres électronique. Le processus est rapide et la communication de fichier d’images numérisées permet la conservation de la qualité. On trouve une présentation du système à http://www.infotrieve.com/ariel/. 

3. Comme l’a souligné madame Simone Signori, députée à l’Assemblée nationale à l’époque : « … les bibliothèques peuvent actuellement et pourront de plus en plus, au cours des années qui viennent, s’appuyer les unes sur les autres quand il s’agit de collections périphériques, secondaires ou étrangères » (Bulletin de la Bibliothèque de l’Assemblée nationale, vol. 29, nos 3-4, octobre 2000, p. 7-8). 

4. R.L. Cope, « If special libraries are disappearing, why are parliamentary libraries surviving? Contradictory currents and changing perceptions”, The Australian Library Journal, November 2000, p. 307-326.